Cluster: Teamdynamiek

Teamdynamiek begrijpen en verbeteren

Elke beslissing in je team wordt twee keer genomen: één keer in de meeting, één keer in de wandelgangen erna. Hier kijken we naar wat zich in die tweede ronde afspeelt.

Probeer de 21-daagse

Snelle antwoorden

Wat is het eerste signaal dat de teamdynamiek wijzigt?

Stilte in meetings die er vroeger niet was. Twee mensen die na het werk niet meer samen vertrekken. Een teamlid dat steeds als laatste antwoordt op groepsmails. Geen daarvan is op zichzelf veelzeggend, samen vormen ze een patroon.

Kan een leider de teamdynamiek bepalen?

Niet bepalen, wel beïnvloeden. De leider zet de toon van wat er gezegd kan worden en wat niet. Wie zijn eigen onzekerheden durft te tonen, geeft het team toestemming om dat ook te doen. Wie nooit twijfel laat zien, krijgt een team dat zijn twijfels ook niet meer toont.

Hoe kom je achter wat er echt speelt?

Niet via een tevredenheidsenquête. Wel via een paar concrete vragen aan een paar mensen die je vertrouwt, op een moment dat geen meeting is. "Wat zou je liever willen dat ik vaker doe? En wat minder?" Korter dan dat hoeft niet.

Vrijdag, vier uur, je teammeeting. Iedereen knikt op je voorstel. Bart maakt een grapje, Sara stelt nog één detail-vraag, Tom zegt niets, en je sluit af met "OK dan, zo doen we het." Dertig minuten en je hebt een beslissing.

Vrijdag, vijf uur, in de keuken. Tom en Sara bij de koffie-machine. Tom: "Dat gaat hem niet worden." Sara: "Nee, maar zeg dat maar tegen hem." Dertig seconden, en je beslissing is alweer een andere geworden.

Herkenbaar? De dynamiek waar dit over gaat, speelt zich af op een laag onder wat zichtbaar is in vergaderingen. Wie alleen op het zichtbare let, mist het meest cruciale van zijn team.

Vier signalen die wijzen op een schurende teamdynamiek

In mijn praktijk zie ik telkens dezelfde signalen voordat een teamdynamiek echt verziekt. Geen van die signalen is op zich zorgelijk. De combinatie wel.

Eén: meetings die korter worden

Wanneer mensen ophouden met inbrengen, raken meetings sneller af. Op het oog efficiënt. In de praktijk een teken dat de discussie elders gevoerd wordt.

Twee: beslissingen die langzamer landen

Een beslissing wordt genomen op vrijdag, en op woensdag merk je dat de uitvoering ergens vertraagt. Niet openlijk weerstand, wel een eigenaardige stroperigheid.

Drie: dezelfde mensen die spreken

Twee of drie mensen die in elke meeting de zaken in beweging zetten, en vier of vijf die alleen reageren. Op zich niet erg, tenzij de stillen vier maanden geleden ook al stil waren.

Vier: de toon in informele momenten

Het type humor verandert. Sarcasme neemt toe. Iemand wordt het mikpunt van grappen die net iets te scherp zijn. Of er wordt helemaal niet meer gelachen op vrijdagmiddag. Allemaal indicatoren.

Wat je doet als je het ziet

Niet meteen team-meetings inplannen over teamdynamiek. Dat versnelt zelden iets en maakt vaak alles formeler dan het moet zijn.

Wel: één gesprek met één persoon die jij vertrouwt. Vraag wat hij ziet, niet wat hij denkt. "Welke meeting van vorige maand kun je je het scherpst herinneren? Wat speelde er voor jou?" Concrete vragen, korte ruimte voor antwoord.

Twee tot drie van die gesprekken geven je vaak meer informatie dan een tevredenheidsenquête. Wat je daarna doet, hangt af van wat je hoort. Soms zit het in een persoon. Vaker in een patroon waar je zelf ook deel van uitmaakt.

Een ingedutte vergadering openbreken

De meeting waar niemand iets zegt is geen meeting waar niets te zeggen valt. Hoe je de stilte doorbreekt zonder het ongemakkelijk te maken.

Wat ze meestal zeggen

"Komaan jongens, zeg eens wat? Heeft niemand een mening? We kunnen hier toch niet wegglippen zonder erover door te praten."

Wat wel werkt

"Ik merk dat het stil is. Eerlijk: ik weet niet of het is omdat iedereen het ermee eens is, of omdat niemand het er hardop over wil hebben. Ik wil graag een paar minuten stilte en dan een rondje, drie zinnen per persoon. Wat zit er bij jou nog?"

Versie één maakt de stilte ongemakkelijker door druk toe te voegen. Versie twee benoemt de stilte zonder oordeel en geeft structuur om er doorheen te komen.

De ondergrondse dynamiek: drie veelvoorkomende patronen

Drie patronen die ik in KMO-teams het vaakst tegenkom.

De anciens-en-de-rest

Mensen die er al lang werken vormen een eigen subgroep, met eigen referenties en eigen toon. Nieuwere collega's krijgen wel werk maar geen plek aan tafel. Het patroon is stabiel maar smoort innovatie.

De drager en het team

Eén persoon trekt onevenredig veel. Anderen leunen erop, soms bewust soms onbewust. Werkt zolang de drager fit blijft. Stopt abrupt zodra hij iets minder kan, en dan blijkt het hele patroon kwetsbaar.

De informele leider

Iemand zonder leiderschapstitel die meer invloed heeft op wat er gebeurt dan de officiële leidinggevende. Soms helpend, soms blokkerend. Vaak ongemerkt voor de officiële leider tot iets opvalt.

Bij elk patroon werkt iets specifieks. Wat ik in mijn praktijk zie: het patroon herkennen is veertig procent van de oplossing. De andere zestig procent zit in concrete gesprekken die je daarna anders voert.

Veelgestelde vragen

Hoe mensen in een team zich tegenover elkaar verhouden buiten de officiële afspraken om. Wie zegt wat in welke meeting. Wie zwijgt op welk moment. Wie loopt na het werk naar de keuken om door te praten. Dat is teamdynamiek, en die bepaalt minstens evenveel als de planning op het bord.

Drie signalen. Komen mensen met problemen voor het te laat is? Worden er andere meningen op tafel gelegd dan die van de leidinggevende? Wordt er nog gelachen tijdens het werk? Drie ja's is meestal voldoende.

Eerst vragen of het echt aan die persoon ligt, of dat hij het laatste symptoom is van iets dat in de structuur zit. Vaak vertelt iemand die 'lastig' is, het verhaal dat anderen niet durven vertellen. Wie alleen die persoon aanpakt, lost zelden iets op.

Niet met een score, wel met observatie. Hoeveel meningen komen er aan tafel? Hoeveel beslissingen worden ondergronds bijgestuurd? Hoeveel mensen vertrekken binnen achttien maanden? Allemaal indicatoren die samen iets vertellen.

Verder lezen

Gratis pocket

Drie patronen die elke verbindende leider herkent

Drie momenten waarop verbinding wegvalt in elk team, en wat je dan kan doen.